Perusahaan manufaktur tanpa bill of materials

Seorang teman bertanya, pernah masuk ke perusahaan X? Punya bill of materials-nya? Mana mungkin saya punya bill of material produk suatu perusahaan. Kalau pun perusahaan saya adalah salah satu pemasok, tidak mungkin bill of materials utuh yang dibagi,  pasti hanya sub-komponen saja. Dan kalaupun saya memiliki bill of materials sub-komponen tersebut tidak mungkin saya akan membocorkannya ker perusahaan lain.

Rupanya perusahaan teman saya ini sedang mengalami kerugian sekitar 200 milyar. Salah satu sebabnya ia tidak memiliki bill of materials terhadap produk-produknya. What?! Ini milenium kedua, masih ada perusahaan besar tidak memiliki bill of materials?!

Bill of Materials, biasa disingkat BoM, adalah daftar menyeluruh dan lengkap yang berisi semua komponen-komponen yang membentuk produk. Pada sebagian BoM juga terdapat informasi jumlah waktu, tenaga kerja dan jenis/lokasi mesin untuk memproduksinya.

Mengapa BoM ini sangat penting?

  1. Sebagai dasar penghitungan harga jual produk. Darimana kita tahu bahwa harga jual suatu produk memberikan keuntungan atau kerugian? Tentu saja setelah kita mengetahui biaya penyusun suatu produk yang terdiri dari bahan baku (BoM) ditambah dengan biaya-biaya lainnya.
  2. Sebagai dasar perencanaan kebutuhan bahan baku. Daria mana kita tahu bahwa komponen A harus dipesan dua kali lipat daripada komponen B? Tentu saja dari BoM. Di dalam BoM disebutkan bahwa produk kita tersusun dari 2A + B.
  3. Menghindari shortage atau kehabisan bahan baku. Misalkan saja pada saat proses produksi ternyata komponen B memiliki banyak reject sehingga stok komponen B digudang terpakai lebih banyak daripada biasanya untuk menggantikan komponen yang reject. Ketika kita memiliki BoM yang terintegrasi dengan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) maka kita bisa mengatur reminder atau pengingat ketika stoksebuah komponen mencapai level tertentu.
  4. Sebagai acuan perbaikan produk. Kita bisa melakukan perbaikan produk jika kita memiliki data menyeluruh dan rinci tentang bahan-bahan penyusun produk kita. Misalkan produk kita yang tersusun dari 2A + B tadi bahan bakunya adalah plastik ABS. Setelah dilakukan analisa dan penelitian ternyata komponen B bisa diganti dengan plastik Polipropilen yang harganya lebih murah tetapi fungsinya tidak terganggu dengan penggantian material tadi.
  5. Menyatukan berbagai fungsi di dalam perusahaan. Jika sebuah perusahaan memiliki BoM maka akan lebih mudah baginya untuk mengkomunikasikan produk antar departemen terkait seperti produksi, riset & pengembangan, pembelian, kontrol mutu, dan sebagainya karena bahasa yang dipakai sama, bahasa BoM.

Bagi kita yang masih awam dengan konsep bill of materials ini bisa berkunjung ke situs berikut:

  1. Manufacturing Global
  2. Bill of Materials

Contoh Bill of materials untuk produk Drilling Jig

 

Tampilan 3D dari drilling jig dari beberapa sudut

Advertisements

Work redundancy – kerja dobel – kerja dua kali

Redundancy (repeats something else and is therefore unnecessary) atau duplikasi kerja yang dimaksud di sini adalah pekerjaan yang semestinya bisa diselesaikan dengan sekali proses tetapi harus mengulang proses serupa akibat kendala budaya, fasilitas maupun pola pikir (mindset).

Berikut adalah ilustrasi pada sebuah perusahaan ketika bagian Engineering mengeluarkan Engineering Change Notice (ECN) yang merubah susunan Bill of Materials sebuah produk. Departemen lain masih meminta Internal Memo untuk mengaplikasikan perubahan tersebut.

Permintaan Internal Memo tersebut sebenarnya adalah budaya dan cara kerja lama dimana semua hal masih dikelola secara manual. Ketika perusahaan sudah mengaplikasikan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) maka hal tersebut sebenarnya tidak diperlukan lagi. Setiap departemen terkait mestinya bisa membaca perubahan tersebut pada ERP.

Jika format ECN sulit dibaca maka mintalah membuat format yang mudah. Jika tidak memiliki akses terhadap sistem ERP maka mereka bisa meminta otorisasi ataupun instalasi aplikasi ERP tersebut. Jika mereka tidak bisa membaca bill of materials maka sudah seharusnya mereka belajar dan membiasakan diri mengakses secara langsung bill of material yang ada pada ERP.

Dengan meminta Internal Memo sebenarnya mereka telah menambah beban departemen lain, memperbesar peluang terjadinya kesalahan karena proses copy-paste dari ECN ke Internal Memo dan memperlambat eksekusi.

Kasus di atas memberi pelajaran kepada kita bahwa perubahan budaya dan pola pikir tidak kalah pentingnya dibanding perubahan sistem maupun perangkat keras yang dimutakhirkan.

Hyperlink | Cara mudah untuk mengelola berkas-berkas gambar

Di saat sebagian besar perusahaan elektronik sudah mengaplikasikan sistem Product Lifecycle Management (PLM) yang mengintegrasikan semua proses manufaktur dari hulu (tahap perencanaan) sampai hilir (pengelolaan pelanggan) di mana di dalamnya terdapat otomasi proses-proses dari hulu sampai hilir tersebut, ternyata masih ada perusahaan elektronik yang mengelola data-data maupun proses-proses bisnisnya secara manual.

Salah satu contoh kongkrit dari kasus di atas adalah pengelolaan berkas-berkas gambar desain pada sebuah perusahaan elektronik yang memproduksi lemari pendingin. Berkas-berkas yang merupakan gambar desain lemari pendingin ternyata disimpan begitu saja dalam sebuah PC yang terhubung dengan jaringan intranet.

Gambar-gambar tersebut belum terintegrasi dengan bill of materials seperti dalam PLM. Artinya meski terdapat bill of materials kita tidak dapat mengakses gambar desain secara langsung dengan hanya klik 2x nomer komponen. Untuk mengakses ataupun menuju lokasi di mana gambar tersebut berada selama ini hanya berdasarkan hafalan dan ingatan dari para engineer-nya. Hal ini tentu saja sangat menyulitkan bagi engineer baru yang tidak mengetahui atau belum hafal dengan model-model yang diproduksi dan letak gambar-gambarnya di dalam folder.

Masalah lain adalah penamaan berkas gambar selama ini berdasarkan nama komponen bukan nomer komponen. Artinya penamaan tersebut tidak bersifat unik. Misalnya saja ada 10 berkas bernama Handle Cover padahal kesepuluh berkas tersebut adalah gambar komponen yang berbeda. Letak gambar tersebut di dalam folder yang menunjukkan handle cover tersebut di pakai di model apa.

Solusi mudah dan sederhana kita bisa memanfaatkan perangkat lunak Microsoft Excel dengan fitur hyperlink untuk mengatasi masalah sulitnya mencari berkas-berkas. Seorang engineer yang baru bergabung saya minta mendaftar semua gambar, termasuk nomer komponennya.

Kini saya memiliki sebuah daftar yang berisi gambar-gambar desain yang langsung terhubung dengan berkas-berkas tersebut. Kini dengan 2x klik pada nomer komponen maka secara otomatis berkas tersebut akan dibuka dengan perangkat lunak AutoCAD. Tidak perlu lagi mencari-cari berkas tersebut ke dalam folder di mana ia tersimpan.

Daftar berkas gambar dengan hyperlink

Daftar berkas gambar dengan hyperlink

Gambar di atas adalah contoh sederhana sebuah daftar gambar yang memiliki hyperlink. Misalnya kita ingin menampilkan gambar Muffler maka cukup klik 2x pada nomer komponen Muffler. Otomatis Excel akan mengarahkan kepada berkas tersebut dan memerintahkan Windows membukanya dengan perangkat lunak yang sesuai. Hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Muffler

Muffler