Berkomunikasi dengan email – Ditampilkan atau dilampirkan?

Dalam dunia kerja saat ini dimana arus informasi  melalui email  berupa permintaan, balasan, pemberitahuan, peringatan, dan lain-lain mengalir begitu deras, seringkali membuka lampiran (attachment) pada sebuah surat elektronik menjadi terasa merepotkan. Untuk membuka suatu berkas/data terlampir diperlukan upaya double click, lalu perangkat lunak yang sesuai dengan ektensi berkasnya akan membuka berkas tersebut dan itu membutuhkan waktu beberapa detik sampai beberapa menit.

Bukankan itu suatu pemborosan? Kenapa tidak terpikir oleh si pengirim email untuk menampilkan informasi atau datanya pada tubuh email daripada menjadikannya sebuah lampiran (attachment)? Terutama untuk data/informasi singkat yang seringkali hanya berupa gafik, tabel perbandingan, tabel perhitungan, daftar, dll.

Untuk membantu penerima email kita yang sekedar perlu mengetahui data/informasi tersebut kita bisa menampilkan datanya pada tubuh email dengan cara copy-paste (salin tempel) memakai Snipping Tool yang merupakan aplikasi bawaan Windows. Penerima email jenis ini tidak perlu bersusah payah membuka lampiran berkas sekedar untuk membaca data/informasi. Bagi mereka yang membutuhkan data/informasi tersebut untuk diedit maka mereka bisa membuka berkasnya.

Dalam dunia kerja, orang-orang yang terlibat pertukaran informasi dalam sebuah email atau surat elektronik terbagi menjadi dua kelompok seperti di atas yaitu, orang yang sekedar butuh mengetahui informasi dan orang membutuhkan informasi tersebut sekaligus data mentahnya. Untuk orang kategoti pertama, data/informasi cukup kita tampilkan dalam tubuh email. Untuk orang kategori kedua, data/informasi berkasnya kita lampirkan dalam email.

Karena penerima email kita seringkali terdiri dari kedua jenis orang tersebut maka akan lebih baik jika data/informasi tersebut kita tampilkan dalam tubuh email sekaligus berkasnya kita lampirkan. Jika kita membiasakan diri untuk melakukan hal ini maka kita akan terlihat profesional.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s