Matriks otorisasi | Authority matrix

Matriks otorisasi adalah matriks yang berfungsi untuk mengatur batasan wewenang persetujuan finansial dan/atau kebijakan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Wewenang untuk memberikan persetujuan biasanya diukur berdasarkan besarnya nilai uang  ataupun tingkatan strategisnya. Salah satu tujuan dari matriks otorisasi adalah agar para direktur atau manajer tidak direpotkan oleh hal-hal administratif atau teknis (administrative burden). Selain itu matriks otorisasi akan memperpendek jalur birokrasi sehingga keputusan bisa diambil dengan cepat.

Bayangkan betapa merepotkannya jika untuk sebuah proyek atau pengadaan aset senilai 10 juta rupiah kita harus melewati 9 meja mulai dari kepala group, kepala departemen, kepala divisi, kepala divisi keuangan hingga presiden direktur dan itu dilakukan secara manual alias paper based approval. Jika kita hanya mengandalkan proses normal melalui para sekretaris direksi/manajer mungkin sebulan atau bahkan lebih proposal kita akan mendapat persetujuan. Jika ingin lebih cepat maka kita harus mengawal proposal itu dari meja ke meja dengan catatan approver berada di tempat.

Seorang presiden direktur tentu tidak perlu menyetujui pembelian sebuah aset seharga belasan juta. Hal itu cukup dilakukan oleh seorang kepala departemen. Jika nilai pembelian sampai ratusan juta maka persetujuan bisa sampai ke CFO. Bahkan pada beberapa perusahaan presiden direktur sama sekali tidak mencampuri masalah persetujuan keuangan kecuali saat perusahaan melakukan investasi properti.

Perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan matriks otorisasi dalam hal keuangan mungkin akan menghemat puluhan atau bahkan ratusan juta dengan asumsi pengontrolan pengeluaran lebih ketat. Akan tetapi mereka akan kehilangan miliaran rupiah karena para direktur dan manajernya terlalu sibuk dengan pekerjaan administratif bukannya memikirkan hal-hal strategis.

Menurut Anda, perusahaan menggaji CEO untuk berpikir menentukan strategi dan arah perusahaan atau untuk membubuhkan tandatangan?

Matriks Otorisasi

Matriks Otorisasi

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s